Як зробити шаблон в ворде

Як створювати шаблони в Word

Рутинну роботу з однотипними документами можна звести до мінімуму, якщо формувати їх на основі шаблонів Word. Про те, що вони з себе представляють, і як їх створювати, наш сьогоднішній матеріал.

Досить часто в процесі своєї діяльності ми створюємо однотипні документи: акти, накази, листи, договори, курсові роботи і т.п. Всі ці документи, як правило, містять певні текстові або графічні елементи — заголовки, реквізити, логотипи, текстові блоки, що повторюються з документа в документ.

Звичайний користувач текстового редактора Word, створюючи черговий документ, змушений використовувати і правити вже кимось створений і містить в собі всі ці елементи документ або просто копіювати в новий документ необхідні елементи, знову ж таки, з файлів, створених при тому усвідомлюючи, що і в цьому випадку редагування неминуче.

Ця рутину можна звести до мінімуму, якщо створювати документ на основі шаблону. Іноді ще шаблони називають "рибами". Втім, як не називай, а шаблони дійсно дозволяють в рази підвищити ефективність роботи.

Шаблон можна створити двома способами, взявши за основу будь-якої документ з усіма присутніми елементами, або почавши з чистого аркуша, самостійно включаючи в нього необхідні елементи.

Я розповім, як створювати шаблон з чистого аркуша, і, таким чином, буде легше зрозуміти весь процес, ніж модифікувати наявний файл. Для прикладу ми створимо простий шаблон офіційного листа. Нічого складного в цьому немає, якщо слідувати моїм покроковим вказівкам.

1. Створимо новий документ.

2. Відразу збережемо його. Зайдемо в меню "Файл" (File) і виберемо команду "Зберегти як. "(Save as. ). Відкриється діалогове вікно "Збереження документа", в якому нам треба вибрати в полі "Тип файлу" (Save as type) тип "Шаблон документа" (*.dot) (Document Template (*.dot).

Буде відкрита папка "Шаблони", в якій за замовчуванням зберігаються всі шаблони. Дайте файлу ім’я і натисніть кнопку "Зберегти".

3. Визначаємо, які елементи (текст і графіка) і де саме будуть розташовуватися в документі.

Як правило, всі офіційні листи містять такі елементи, як назва організації, логотип, реквізити. У самому тексті листа може бути ввічливе звернення до одержувача листа і, власне, сам текст листа. В кінці листа наводиться найменування посади керівника організації з його підписом. Візьмемо і ми за основу подібну структуру письма.

4. Назва організації ми розмістимо у верхній частині документа по центру. Для цього надрукуємо назву нашої організації прописними буквами, наприклад, ТОВ "Білі ночі". Натискаємо клавішу Enter і переходимо на новий рядок.

5. Нижче можемо вставити розділову лінію. Для цього потрібно клікнути мишкою на кнопці "Малювання" (Drawing). У нижній частині екрана з’явиться панель малювання з керуючими кнопками. Нас цікавлять лінії, тому вибираємо відповідну кнопку "Лінія" (Line). Курсор миші перетворюється в хрестик.

6. Підводимо курсор у формі хрестика до назви організації і трохи нижче проводимо лінію від миготливого курсору до правого краю поля, натискаючи і утримуючи ліву кнопку миші. лінія намальована.

7. Можна залишити лінію як є, а можна надати їй більш елегантний вигляд. Для цього на панелі малювання є відповідна кнопка "Тип лінії" (Line Style). Клацаєте на ній і вибираєте будь-який тип.

8. Після того як ви зупинитеся на якомусь типі лінії, двічі клацніть нижче цієї лінії — в цьому місці будуть надруковані адреса і реквізити організації. Вдрукувати ті дані, які вважаєте необхідними: юридична та фактична адреса, телефон, факс, URL сайту, E-mail, банківські реквізити.

9. Тепер відформатуйте набраний текст відповідно до ваших уявлень. Назва організації, наприклад, я виділив і присвоїв йому стиль "Заголовок 1" (Heading 1). Я також вирівняв заголовок по центру і зробив між буквами розріджений інтервал в п’ять пунктів.

Розмір шрифту тексту під лінією я зменшив до дев’яти пунктів і вирівняв по центру. Зразок ви можете спостерігати нижче на скріншоті.

Таким чином, ми створили постійну (незмінну) частина нашого шаблону, так звану "шапку". Тепер рушимо далі і створимо поля, в які пізніше ви будете підставляти свої дані.

У лівій частині шаблону під "шапкою" двічі клацаємо мишкою і друкуємо назву міста, наприклад, Москви. Потім в протилежному (правої) частини шаблону знову двічі клацаємо мишею і в місці миготіння курсору вставляємо дату. Для цього:

1. В меню "Вставка" (Insert) вибираємо команду "Дата і час" (Date and Time). Відкриється вікно, в якому ви вибираєте необхідний формат відображення дати, наприклад 18 липня 2006 р.

2. Відзначаємо галочкою поле "Оновлювати автоматично" (Update automatically). Тепер при створенні нового документа на базі цього шаблону дата вже буде проставлено відповідно до поточним часом на вашому комп’ютері.

3. У правій частині шаблону нижче дати — з відступом від лівого краю приблизно на 10 см по горизонтальній лінійці — двічі клацаємо мишкою. Замигает курсор, і в цьому місці ми вставимо поле для підстановки даних одержувача листа.

4. В меню "Вставка" (Insert) вибираємо команду "Поле" (Field). Відкриється вікно як на скріншоті нижче:

5. В області "Категорії" (Categories) виберіть "Автоматизація" (Document Automation). В області "Поля" (Field names) виберіть команду MacroButton. В області "Повідомлення" (Display text) наберіть текст "Вставити ПІБ одержувача" і натисніть OK.

Строго кажучи, в області "Ім’я макросу" слід було б вказати NoMacro (тобто команда без макросу), але такого в списку не виявилося. Тому залишаємо як є, принаймні, я ніколи не зустрічав ніяких помилок.

6. Отримуємо поле з нашим текстом.

Якщо у вас це поле відображається як звичайний текст без затінення, то я рекомендую зробити таке затінення. Це дозволить вам згодом легко визначати в документі потрібні поля для введення даних. Для цього треба зайти в меню "Сервіс" (Tools) і виберіть команду "Параметри" (Options) і на вкладці "Вид" (View) в групі "Показувати" (Show) виберіть зі списку затінення полів (Field shading) опцію завжди (Always ).

Нижче ви можете додатково вставити аналогічне поле адреси одержувача і його посади.

У нас залишилося вставити вітальне звернення до одержувача даного листа, сам текст звернення і підпис відправника внизу. Спробуйте самостійно вставити в ваш шаблон ці поля, спираючись на ті вказівки, які наведені вище, і не забудьте зберегти отриманий шаблон.

Для прикладу ви можете поглянути на скріншот шаблону, який вийшов у мене:

Тепер, щоб скористатися цим шаблоном для створення листа, вам треба зайти в меню "Файл" (File) і вибрати команду "Створити" (New). Справа з’явиться область завдань, в якій потрібно вибрати опцію "Загальні шаблони" (On my computer). Відкриється вікно з усіма доступними шаблонами. Вибираєте створений вами шаблон і натискаєте "OK". Новий документ на основі вашого шаблону буде завантажений в Word. Додавайте свої дані у відповідні поля і насолоджуйтеся автоматизацією.

ITGuides.ru

Питання і відповіді в сфері it технологій та налаштування ПК

Як створити новий шаблон Word: основні етапи

Кожен документ, який створюється в програмі Ворд, заснований на якомусь шаблоні, навіть якщо користувач для цього нічого не робив. Шаблон являє собою зразок для створення нового тестового листа, який зберігає різні елементи і складає основну його частину. Тобто вони є невід’ємними частинами, визначальними структуру документів і включають такі настройки: шрифт, макроси, автотекст, параметри сторінки, стиль і т.п.

Поговоримо сьогодні про те, чим може бути корисний шаблон для Ворда, які види виділяють, як його можна створити і змінити.

Користь і різновид інструментів

Шаблон Word — це текстовий інструмент, завдяки якому економиться час на написання різних робіт. Використовуючи в програмі Ворд готові інструменти або створивши новий з якої-небудь статичної формі, де збережуться певні поля для заповнення, користувачеві в подальшій роботі доведеться тільки вводити змінні дані, а постійні будуть включатися автоматично, причому незалежно від виду даних.

У програмі Ворд виділяють 2 основні типи:

  • загальні (глобальні);
  • шаблони документів (налаштовані і призначені для користувача) або локальні.

Також можна використовувати для роботи шаблон з розширеннями, який буває такого вигляду:

  • dotm (з вмістом макросів або програми), де буква «m» має на увазі макрос;
  • dotx (без макросів і програм), де «x» — заснований на XML.

Як уже згадувалося, будь-який текстовий лист в редакторі створюється на основі форми, частіше все заданої за замовчуванням. Шаблон стандартний має ім’я normal.dot. Але не всім відомо, що в редакторі є й інші, корисні форми для написання листів, факсів, заяв та інших типів. Скористатися закладеними в Ворд формами можна шляхом вибору в меню команди «Файл», де у вікні потрібно натиснути кнопку «Створити», що в результаті призведе до області завдань «Створення документа».

Щоб створити нові текстові листи на основі шаблону, можна використовувати стандартні форми, включені в пакет Microsoft Office, або ж застосувати той, який був викачаний з офіційного сайту. У першому випадку при виборі потрібної команди відкриється вікно, де можна буде підібрати потрібну форму, причому необхідно враховувати, що кожен шаблон розміщений на вкладках відповідно до конкретного призначенням. Вибравши за вимогами більш відповідний шаблон, документ відповідно буде змінено.

Основні етапи створення шаблонів

Для того щоб створювати нові шаблони, які будуть задовольняти ваші індивідуальні потреби, необхідно:

  1. Зберегти потрібної форми файл як шаблон документа. Для цього слід вибрати в меню «Файл», після чого вибрати команду «Зберегти як», де у вікні натиснути на «Тип файлу»: Шаблон. При цьому необхідно звернути увагу, щоб не сталося збереження поверх наявного файлу з ім’ям Normal.dot, оскільки це може привести до подальших проблем у роботі з програмою.
  2. Заповнити документ даними, які в подальшому будуть автоматично завантажуватися при створенні нового.
  3. Ввести змінні таким шляхом: «Вид» — «Панель інструментів» — «Форми».
  4. Включити захист від змін шляхом вибору команди «Сервіс» та «Захист …». Ця дія слід виконувати при потребі в подальшому захищати інструменти від небажаних змін. Захист можна зняти аналогічним способом, тільки вибравши кнопку «Зняти захист».

Ось такий малий перелік необхідних дій буде потрібно, щоб створити новий шаблон. Змінити його також не складе труднощів і не займе багато часу. Досить для зміни форми натиснути на неї правою кнопкою мишки, де у вікні вибрати пункт «Змінити». Включити новий інструмент можна подвійним кліком по його імені в панелі завдань. Тепер робота в програмі Ворд буде для вас з урахуванням отриманих знань ще більш приємна і проста.

Віддяч мене, поділися посиланням з друзями в соціальних мережах:

Як створити шаблон в ворде

Як створити шаблон в вордеЗдрастуйте дорогі відвідувачі блогу moikomputer.ru

Вам доводиться щодня за службовим вашої роботи створювати однотипні документи або ви можливо студент постійно пишіть контрольні, реферати, курсові та т.п. Тобто великий сенс налаштувати і сформувати потрібні шаблони для подальшого використання що б кожен раз не починати все спочатку.

У цій статті я покажу вам як створити шаблон документа в Word для швидкості і зручності роботи з новими документами.

Зберігаємо створений шаблон

Я не буду показувати якісь конкретні параметри документа наприклад міжрядковий інтервал, шрифт, розмір або інші параметри у кожного вони свої тому виходити будемо з того, що вам потрібно ви вже налаштували самі. Залишилося лише тільки зберегти все це справа.

Показувати буду на прикладі документа Word Office 2016 дане керівництво швидше за все буде відрізнятися від попередніх версій офісу 2003-2007, але сказати точно не можу тому як ними ніколи не користувався.

Ну так от тепер для збереження документа як шаблон, вибираємо вкладку Файл,

тут натискаємо пункт Зберегти як. Далі подвійним кліком ЛКМ по пункту Цей комп’ютер.

  • Привласнюєте будь-який зручний вам Файл.
  • Вибираєте Тип файлу з трьох доступних мене підійшов перший варіант, якщо вам потрібно зберегти c підтримкою макросів, то вибираєте це тип файлу.
  • Далі натискаєте кнопку Зберегти.

За замовчуванням збережені шаблони знаходяться ось таким шляхом: C: \ Users \ Валерій \ Documents \ Шаблони Office \

Який при бажанні можна легко змінити на свій шлях збереження, для цього в будь-якому відкритому документі натискаємо Файл ⇒ Параметри ⇒ Збереження ⇒ Розташування особистих шаблонів за замовчуванням.

Якщо ви не дуже розбираєтеся в комп’ютері, то краще нічого не міняйте нехай залишиться все як є.

До речі за таким же принципом можна створювати не тільки шаблони в ворде але і таблиці в Exel теж.

Як створити документ на основі шаблону

Клацаємо вкладку Файл ⇒ Створити ⇒Лічние ⇒ Вибираємо потрібний шаблон якщо він у вас не один.

оновлення шаблону

Іноді щоб не створювати новий шаблон простіше буде відредагувати існуючий після зберігши його.

Вкладка Файл ⇒ Відкрити ⇒ Цей комп’ютер ⇒ Шаблони Office ⇒ Вибираєте той який хочете змінити. (Після дій зі зміни шаблону не забуваємо зберігати: Файл ⇒ Зберегти)

Як видалити шаблон

Для видалення непотрібних шаблонів рекомендую використовувати найпростіший спосіб через меню Пуск.

На клавіатурі натискаємо кнопку Win в пошуковому рядку пишемо назву об’єкту, що видаляється після клікаєм по ньому ПКМ і вибираємо пункт Видалити.

Якщо ж вибрати пункт Розташування файлу, то можна перейти в папку де знаходяться всі ваші шаблони, які можна видаляти або переносити в інше місце.

Ось тепер ви знаєте як зробити шаблон в Word, від чого ваша продуктивність значно збільшитися.

Я ж на це сьогодні з вами прощаюся, поки до нових зустрічей на блозі!

Ссылка на основную публикацию