Як зробити гугл таблицю для загального доступу

Для корпоративних проектів буває корисно створити Гугл таблицю із загальним доступом: як це зробити.

Таблиці, як і інші онлайн інструменти Гугл, дозволяють працювати зі звичними формами документів, не встановлюючи на комп’ютер ліцензійний Microsoft Office. Більше того, зберігання даних в хмарі Google, дозволяє отримати до них доступ з будь-якого місця, де є Інтернет.

Для корпоративної роботи часто доводиться обмінюватися таблицями або працювати над ними спільно.

загальні таблиці гугл загальні таблиці гугл

Переваги загального користування

Загальна доступність Google таблиць дозволяє:

  • мати завжди актуальну інформацію вмісту документа;
  • уникнути появи дублів і плутанини з їх актуальністю;
  • контролювати зміни інформації та час редагування;
  • економити час на пересилання документів;
  • організувати віддалену роботу співробітників групи.

Використовуючи загальний для співробітників доступ, можна більш ефективно працювати, обумовивши заздалегідь правила роботи.

Створення документа для спільної роботи

Для створення загальнодоступного файлу необхідно, щоб всі члени групи мали акаунти Google. Будь-член групи може надавати доступ до будь-якого свого документа іншим учасникам, при цьому інші файли будуть для них недоступні, якщо власник не дозволить.

Порядок створення загального користування:

  • увійти в документ;
  • в правому верхньому кутку натиснути на кнопку Налаштування доступу;

налаштувати налаштувати

  • у вікні натиснути кнопку вгорі Копіювати посилання загального доступу;

створення посилання створення посилання

  • ввести адреси людей, яким буде відкритий доступ до файлу;

розподіл прав розподіл прав

  • для кожної людини можна вибрати ступінь доступності: редагування, коментування; читання;
  • Це місце потребує опису файлу та необхідні пояснення;
  • відправити посилання адресатам.

В результаті цих дій члени групи отримають спільний доступ до таблиці Гугл, причому кожен в межах виділених йому повноважень.

Якщо в тому ж вікні внизу натиснути на напис Розширені, то ви можете надіслати посилання на файл додатково власникам акаунтів Фейсбуку і Твіттера. Це дуже зручно, якщо загальний доступ до таблиці потрібно надати більш широкому колу людей.

Загальний доступ до Google Документів

Автор: Sreda31 · Опубліковано 22.01.2020 · Оновлене 09.04.2 021

Google Документи

Налаштування загального доступу

За допомогою загального доступу можна вносити зміни в Google Документи, Google Таблиці та Google Презентації разом з іншими користувачами.

Для настройки загального доступу необхідно натиснути кнопку «Налаштування доступу», розташовану в правому верхньому кутку:

Налаштування доступу

При натисканні на кнопку відкриється вікно:

Загальний доступ

Загальний доступ

В даному вікні ви можете вказати електронну пошту користувача і вибрати режим доступу:

  • редагування — можливість вносити зміни в документ;
  • коментування — можливість коментувати документ і пропонувати виправлення;
  • Перегляд — можливість переглядати документ без внесення змін.

У розділі «Включити доступ за посиланням» ви зможете створити посилання, власники якої зможуть використовувати документ в одному із заданих режимів (див. вище).

У розділі «Розширені» можна побачити список всіх користувачів, яким надано доступ до документа, відредагувати цей список, а також вказати, чи дозволено користувачам змінювати налаштування доступу, завантажувати, друкувати і копіювати файл.

Загальний доступ для користувачів без Google-аккаунта

Важлива зміна в настройках загального доступу до Google Документів, Таблиць, презентації і файлів на диску.

Раніше можна було надати індивідуальний доступ тільки користувачам з обліковим записом Google, а всім іншим доводилося надавати загальну посилання.

Тепер це питання вирішене. Користувачі з акаунтами інших провайдерів (будь-яких, в тому числі yandex і mail), теж можуть отримувати індивідуальний доступ за власною посиланням.

Як все влаштовано?

Ви надаєте доступ користувачу, вказавши його електронну пошту (як це робилося раніше).

Користувачеві на пошту приходить посилання на доступ до документа. При переході по посиланню йому пропонують авторизуватися, ввівши код, який в цей момент прямує йому на пошту. Таким чином, потрапити в документ просто маючи в руках чужу посилання вже не вийде.

При спільному доступі такий користувач буде відображатися не як «непізнаний опосум», а як користувач з тим адресою, для якого відкритий доступ.

Додавання коментарів

Для того, щоб залишити коментар, необхідно виділити слово або фразу і перейти в меню «Вставка» — «Залишити коментар». Також кнопка додавання коментарів з’явиться у правого краю аркуша в районі виділеного фрагмента:

У віконці, що з’явилося необхідно ввести текст коментаря і натиснути кнопку «Коментувати».

Всі додані коментарі будуть відображатися в правій частині екрана. Текст, до якого прикріплений коментар »буде підсвічений жовтим.

У коментарі відображається користувач, який залишив його, і час створення коментаря.

При кліці на віконце коментаря з’явиться можливість додати відповідь до нього.

Якщо необхідність в коментарі відпаде, можна натиснути кнопку «Питання вирішене», після чого коментар буде прихований.

Доступ до всіх коментарів (в т.ч. прихованим) здійснюється шляхом натискання на кнопку «Показати дискусію», розташовану в правій верхній частині екрану:

згадка користувачів

У Google Документах можна згадати будь-якого користувача. Просто поставте знак @ і ви побачите список користувачів, виберіть потрібного.

У документ підставить своє ім’я користувача, а при наведенні на нього миші можна буде побачити міні-картку з даними цього користувача.

У разі, якщо у згаданих вами користувачів немає доступу до даного документу, ви побачите нагадування про це в правій частині документа.

Як створити гугл таблиці (Google Excel) із загальним доступом, додавати фільтри, нові листи, графіки, гіперпосилання і робити копії: покрокова інструкція

Як створити гугл таблицю із загальним доступом

Всім привіт! Сьогодні я розповім вам про те, як створити гугл таблицю із загальним доступом. Щоб інформація була максимально корисною і зрозумілою, представлю її у вигляді покрокової інструкції і супроводжу скриншотами. Ну і як вишенька на торті покажу, як використовувати деякі корисні функції: створювати нові копії таблиці, додавати фільтри, нові листи, графіки, діаграми і гіперпосилання.

  1. Як створити нову гугл таблицю
  2. Закриваємо доступ до файлу
  3. Основні функції
  4. висновок

Як створити нову гугл таблицю

Для того щоб почати працювати з таблицями від Google (Sheets або ж просто Google Excel) вам знадобиться gmail пошта. Якщо вона у вас є — відмінно. Якщо ні — доведеться реєструватися. Коли з цим буде покінчено, можна переходити до роботи з документами.

Отже, авторизувавшись в пошті, натисніть на наступну кнопку:

Як створити гугл таблицю онлайн

Потім, натисніть кнопку «Ще» і перейдіть в документи:

Як створити гугл таблицю онлайн

Як створити гугл таблицю онлайн

І виберіть «Таблиці»:

Як створити гугл таблицю онлайн

Дуже добре, тепер ви перебуваєте в розділі гугл документи: таблиці. Інтерфейс у сервісу простий, є багато готових шаблонів, якими можна в будь-який момент скористатися. Все, що вам для цього потрібно — натиснути на будь-який з них. Ну, або просто створіть «Порожній файл»:

як створити таблицю в гугл документах

А тепер давайте разом спробуємо створити нову табличку і відкрити спільний доступ до неї. Для цього натисніть «Порожній файл».

Як бачите, інтерфейс схожий з аналогічним софтом, але вже від Microsoft. Тому, якщо ви часто працюєте в excel, вам не доведеться довго в усьому розбиратися.

Щоб відкрити доступ до файлу, в відкрилися документі введіть назву (червона стрілка) і клацніть «Налаштування доступу» (помаранчева стрілочка):

Як створити гугл таблицю онлайн

Перед вами повинно з’явитися віконце установки обміну:

Як виглядає меню для передачі доступу до гугл Ексель

А тепер йдемо по одному з двох варіантів:

  1. Створюємо посилання-запрошення;
  2. Відправляємо запрошення конкретній людині по електронній пошті.

Ну а щоб не залишилося питань, зараз я розберу обидва варіанти. Ну а почну, мабуть, з першого.

Отже, якщо вам потрібно запросити велику кількість користувачів, розсилка запрошень через введення пошти буде дуже витратною за часом. На такий випадок існує корисна функція — відкрити доступ для людей, які пройшли по посиланню-запрошення. Для цього натисніть кнопку «Скопіюйте посилання» у другому (нижньому) блоці, після чого з’явиться шукане запрошення, а також налаштування доступу:

Відкриваємо доступ до файлу exel

Вибравши «Доступні користувачам, у яких є посилання» вам залишиться тільки призначити права, скопіювати запрошення і відправити його вашим працівникам:

Налаштовуємо права для запрошених за посиланням учасників в Google exel

А тепер я розповім, що робити, якщо запрошення потрібно відправити одній конкретній людині. Ну, або двом, не має значення.

Отже, щоб відправити пріглос обмеженому числу працівників вам потрібно ввести в першому блоці його email, після чого з’явиться спеціальне поле, в яке вводиться повідомлення, а також настроюються права доступу:

Даємо доступ до гугл файлу exel через email

Закінчивши з цим, натискаєте «Відправити» і ці люди через деякий час отримають повідомлення з доступом до документа. Досить просто, вірно?

На цьому, в общем-то все. Хіба що з важливого я ще повинен згадати про налаштування приватності. Щоб їх відкрити натисніть на шестірню в верхньому блоці справа вгорі. Відкриється меню, в якому можна виставити настройки доступу, які будуть потрібні:

Налаштування доступу в google exel

Закриваємо доступ до файлу

Щоб закрити доступ до файлу вам потрібно:

  1. Якщо ви відправляли посилання-запрошення;

Знову відкриваєте «Налаштування доступу» і в другому блоці ставите «Доступ обмежений». Натискаєте готове і все, справу зроблено.

Закриваємо доступ до файлу exel

  1. Якщо відправляли запрошення по email.

У цьому випадку все набагато простіше. Відкривши «Налаштування доступу», напроти імені та пошти співробітника тиснете по полю з рівнем його прав і вибираєте «Видалити».

Як змінити права доступу або видалити запрошення в гугл Ексель

Основні функції

Якщо ви вирішили працювати з гугл таблицями і тим більше позбавляти їх загальними, раджу вивчити всі доступні функції, щоб в майбутньому не втрачати час. Нижче я розповім про основні, про яких найчастіше запитують мене або задають питання в інтернеті.

  • Як створити копію гугл таблиці.

Для цього в меню натисніть «Файл»:

Відкрийте таблицю і натисніть Файл

І виберіть «Створити копію»:

Натисніть створити копію

Залишиться ввести назву, вибрати, копіювати чи настройки і коментарі і натиснути «Ок»:

Введіть назву для копії таблиці, поставте галочки, якщо вони потрібні і клацайте Ок

  • Як створити фільтр.

У меню натискаємо «Дані»:

І клацаємо «Створити Фільтр»:

Натисніть створити фільтр

Щоб відфільтрувати дані натисніть на трикутничок і виберіть параметри фільтрації:

виставите фільтрацію

Ну а щоб прибрати фільтр, знову натисніть «Дані» і виберіть «Відключити»:

Натисніть відключити фільтр

  • Як створити лист.

Щоб створити новий лист досить натиснути в самому низу документа, ліворуч, на маленький плюсик:

Як створити новий лист в гугл таблиці

  • створюємо гіперпосилання.

Для цього в меню натискаємо на «Вставка»:

Натисніть посилання, щоб створити гіперпосилання

Вводимо url-адреса і анкор:

Введіть урл-адресу та анкор посилання

Готово. Ну а на випадок, якщо раптом знадобиться внести зміни, досить клацнути по посиланню і з’явиться невелике віконце, в якому будуть три кнопки: зробити копію, внести зміни і кнопка видалення:

Внесіть зміни або видаліть гіперпосилання

  • Як створити графік або діаграму.

Тут теж все просто. Як і у випадку з гіперпосиланням, клацаємо «Вставка»:

І вибираємо «Діаграма»:

Виберіть діаграму

З’являться настройки, в яких виставляємо дані і вибираємо тип діаграми (або змінюємо її на відповідний графік):

Налаштуйте діаграму

Готово. Якщо ж вам знадобиться внести зміни в дані, клацніть по трьом точкам справа зверху і натисніть «Налаштування», «Видалити» або будь-який інший відповідний пункт:

Натискаєте на три крапки і вибираєте, що хочете зробити з діаграмою

висновок

Тепер і ви знаєте, як створити гугл таблицю (Google Excel) із загальним доступів. Завдяки схожості інтерфейсу з Microsoft Excel — це дуже корисний і простий в освоєнні сервіс. До речі, недавно я вже писав про інший схожий сервіс від гугла, але вже представляє собою аналог Microsoft Word. Ось посилання на статтю — «Як створити гугл документ із загальним доступом».

Трохи пізніше я напишу ще одну статтю про цей сервіс, але вже розповім про те, як правильно інтегрувати гугл документи на сторінки сайту. По правді сказати, це досить просто зробити, але я ніяк не сяду і не вивчу це питання досконально. Особливо мене цікавить, як правильно поставити необхідні розміри і підігнати документ за габаритами сторінки.

Ну ладно, поговоримо про це наступного разу. Якщо вам раптом стало цікаво, як інтегрувати цей сервіс на свій сайт, підписуйтесь на оновлення мого блогу. До зустрічі в наступних статтях!

Ссылка на основную публикацию