Як зробити трудову книжку

Як отримати трудову книжку

Трудова книжка і її отримання

Трудова книжка — один найважливіших документів для кожної людини. У ній зберігається інформація про освіту, кваліфікацію, стаж, займаних посадах, причини звільнення і так далі. Вона може бути свідченням кар’єрного зростання і стати важливим аргументом при бажанні влаштуватися на більш престижну посаду і вона ж є джерелом для правильного розрахунку пенсії. Саме тому до трудової книжки варто ставитися з особливою увагою і ретельністю.

Як отримати трудову книжку вперше

Як правило, трудова книжка оформляється на самому початку трудового шляху — при першому ж працевлаштуванні. Для її отримання існує кілька шляхів:

  1. видає і оформляє трудову книжку претенденту на ту чи іншу вакансію кадровик або керівник підприємства, в яке він влаштовується;
  2. майбутній працівник купує даний документ в канцелярському магазині і оформляє особисті дані самостійно. Далі він відносить книжку в кадровий відділ організації та віддає її туди для внесення всіх необхідних записів і на подальше зберігання.

Увага! Ніякі записи з приводу роботи самостійно вносити в свою трудову книжку не можна! Вони знаходяться строго в компетенції кадрових фахівців і уповноважених представників підприємств і організацій.

  • деякі ВНЗ в якості додатку до диплому також забезпечують своїх випускників трудовими книжками. Звичайно, це навряд чи дозволить вчорашньому студентові швидше знайти роботу, але процес оформлення на новому робочому місці, безумовно, прискорить.
  • важливо! Необхідно пам’ятати про те, що трудова книжка за своєю суттю є бланком суворої звітності, тому її оформлення і всі записи повинні вестися в повній відповідності з Трудовим кодексом РФ.

    Як отримати трудову книжку при її втраті

    Ніхто не застрахований від несподіваної втрати трудової книжки. Зрозуміло, що повернути оригінал навряд чи вдасться, однак в цьому випадку можна отримати її дублікат. Для цього потрібно звернутися до роботодавця за останнім місцем роботи. Зробити це слід обов’язково в письмовій формі:

    • або шляхом особистої подачі заяви про видачу дубліката,
    • або через відправлення листа поштою Росії з описом та повідомленням про вручення.

    При оформленні дубліката фахівець кадрового відділу внесе в неї запис про відновлення трудового стажу. При цьому заново внести вийти тільки ті відомості, які мають документальне підтвердження. Іншими словами, якщо у співробітника немає документів, які б свідчили про те, що в певний період часу він працював на тому чи іншому підприємстві в такий-то посади, то такий запис на останньому місці роботи відновити не вийде.

    Найпростіше, якщо на руках є завірена копія трудової — це полегшить процес її відновлення, якщо ж ні, то доведеться побігати.

    Для повного відновлення стажу потрібно буде відвідати всі ті організації та підприємства, де доводилося раніше працювати. У них доведеться взяти всі необхідні накази, виписки і довідки. Якщо ж це неможливо, наприклад, з тієї причини, що підприємство закрилося, потрібно буде відвідати державний архів того населеного пункту, де воно було зареєстровано.

    Увага! Якщо втрата трудової книжки відбулася з вини роботодавця, то всі турботи і витрати по її відновленню він повинен взяти на себе. Працівникові слід тільки видати представнику роботодавця довіреність на отримання необхідних відомостей для відновлення трудової книжки.

    Отримуємо трудову книжку при звільненні

    Згідно із законом роботодавець зобов’язаний видавати трудову книжку звільняється співробітнику в останній день роботи. Для того, щоб отримати трудову, співробітник не повинен писати ніяких заяв, однак після того, як цей документ йому видали, він зобов’язаний розписатися у внутрішньому журналі обліку руху трудових книжок. Далі кадровий фахівець вносить відповідний запис до особової картки працівника і вона також завіряється його автографом.

    Якщо звільнився співробітник з яких-небудь причин не може отримати трудову особисто, він може відправити за нею свого представника. Правда, попередньо його слід забезпечити довіреністю, завіреною у нотаріуса.

    Ще один варіант — попросити роботодавця відправити йому трудову книжку рекомендованим листом з описом та повідомленням про вручення через пошту Росії за фактичним місцем проживання.

    Як отримати трудову книжку без звільнення

    Згідно із законом, трудові книжки в період роботи співробітника на підприємстві зберігаються в сейфі роботодавця, який несе за їх наявність, утримання та збереження повну відповідальність. Для тимчасової видачі трудової книжки на руки працівника у кадрових фахівців немає ніяких законних підстав. Тому, якщо працівнику з яких-небудь причин все ж потрібна трудова, то він може звернутися з письмовою заявою тільки на видачу її завіреної копії.

    У тих рідкісних ситуаціях, коли необхідний саме оригінал, то можна попросити видати її так само в письмовій формі з обов’язковим зазначенням причини (відмінно підійде необхідність зняття нотаріальної копії), датою і підписом з розшифровкою. Не факт, що роботодавець піде назустріч, але, як то кажуть, спроба не тортури.

    Працівник не повертає взяту трудову

    Роботодавець може потрапити в складну ситуацію, якщо співробітник упросив видати трудову і не повертає її. Ще неприємніше, коли трудова видана на законних підставах, наприклад, для оформлення пенсії: в ПФР потрібно надати оригінал ТК РФ в ст. 62 дозволяє і навіть наказує таку видачу. У законодавстві не вказано, що робити роботодавцю і що за це може загрожувати співробітникові.

    Роботодавець не може залучити недбайливого співробітника до дисциплінарної відповідальності, тому що неповернення трудової не значиться в переліку проступків, за які вона передбачена (ст. 21 ТК РФ). Якщо трудова була видана «під чесне слово», роботодавець може бути покараний органами контролю, так як відповідальність за зберігання цих документів покладається на нього. Але якщо видача була на законних підставах, роботодавець у відсутності трудової на місці не винен. Щоб убезпечити себе, слід вимагати у працівника пояснювальну про причини затримки з поверненням,

    підкріпити її запитом до ПФР. Якщо працівник втратив трудову до або після використання при оформленні пенсії, роботодавець повинен оформити дублікат протягом 15 днів.

    Як отримати ще одну трудову книжку

    Трудову книжку повинен завести перший роботодавець, а далі вона передається разом з новим працевлаштуванням, або на на інших робочих місцях повинно бути оформлено сумісництво. Але на практиці можуть скластися такі ситуації, коли людина після звільнення втратив трудову книжку і знайшов її вже після оформлення дубліката. Або він свідомо пішов на приховування, щоб не оприлюднювати неприємні записи. Тепер в наявності два примірника, що, хоча прямо і не дозволено, що не забороняється законами РФ. Покарання за це не предусматрвается.

    Однак, якщо роботодавець дізнається, що у працівника є не надана йому трудова, він буде мати право провести звільнення. Підстава — надання неправдивих документів при працевлаштуванні.

    Дві трудових книжки працівникові ні до чого: коли прийде пора звертатися за пенсією або будь-яким посібником, йому потрібно буде надати лише одну, обидві одночасно «тягнуть» на шахрайство.

    Якщо ж друга трудова підроблена, це пряму підробку і кримінальна відповідальність.

    Тому друга трудова працівникові в більшості випадків ні до чого: набагато доцільніше дотримуватися законодавства РФ.

    Роботодавець відмовляється видавати трудову: як вирішити проблему

    Досить часто трапляється так, що роботодавець і працівник розлучаються найлютішими ворогами. В помсту колишній роботодавець може навідріз відмовитися видавати небажаному працівникові його трудову книжку.

    Якщо всі можливості домовитися з ним шляхом усних переговорів вичерпані, то залишається одна дорога: йти в суд.

    Але попередньо слід запастися копією письмової заяви, оригінал якого повинен бути переданий роботодавцю. У ньому слід в довільній формі попросити колишнього роботодавця видати трудову книжку і поставити дату. Якщо через три дні трудова не буде виданий, то з цією заявою можна сміливо відправлятися в судову інстанцію.

    В якості компенсації в позовній заяві можна вимагати суму в розмірі середньої заробленої плати за період вимушеного прогулу через відсутність трудової книжки. Як показує практика, в таких випадках суди йдуть назустріч співробітникам і присуджують їм матеріальне відшкодування.

    Працівник відмовляється забирати трудову: що робити в цьому випадку

    Буває так, що співробітник, якого звільнили, не згоден з рішенням керівництва. Як протест він навідріз відмовляється забирати трудову книжку. Або ж, приміром, людина звільнилася, але забрати трудову не вважав за потрібне. Що робити керівництву підприємства і кадрового фахівця в цьому випадку? Для таких ситуацій розроблений певний алгоритм дій:

    1. Необхідно відправити за місцем прописки колишнього співробітника повідомлення з проханням забрати трудову;
    2. Якщо перший пункт не спрацював, можна відправити трудову книжку за тією ж адресою цінним листом з повідомленням про вручення. Правда, якщо працівник не давав заздалегідь письмової угоди на таку пересилку, в разі конфліктних або спірних ситуацій він може використовувати даний факт проти роботодавця;
    3. Можна передати трудову книжку колишньому працівнику через його представника. Однак, останній повинен надати нотаріально завірене доручення на отримання цього документа.

    Якщо ж працівник ні при яких обставинах не бажає забирати трудову, даний факт слід зафіксувати у відповідному акті письмово і в присутності свідків. Надалі це послужить доказом того, що роботодавець зі свого боку зробив все, що міг для передачі трудової книжки на руки колишнього співробітника.

    Як працювати з електронними трудовими і заповнювати СЗВ-ТД в 2021 році

    У Росії другий рік діють електронні трудові книжки і бухгалтери здають в ПФР звіт СЗВ-ТД. З 1 січня 2021 року завершився перехідний період — всі співробітники повинні були визначитися, яку форму трудової залишити. Розповімо, як працювати з електронними трудовими книжками в 2021 році.

    Що робити з паперовими трудовими

    До кінця 2020 року всі працівники повинні були вирішити, зберегти паперову трудову книжку або перейти на електронну. Якщо в цей час хтось був на лікарняному або у тривалій відпустці, то зможе «вибрати» трудову і в 2021 році.

    Співробітники, які подали заяву про вибір паперової трудової або не подали жодних заяв, залишаться з паперовими книжками. За ним треба буде вести паперову трудову, але разом з цим вести і відомості про трудову діяльність в електронному вигляді і передавати їх в ПФР за формою СЗВ-ТД.

    Чи можна поміняти формат трудової в 2021 році?

    1. Співробітник в 2020 році обрав паперову трудову або не подав заяву — він може замінити паперову книжку на електронну в будь-який момент.
    2. Співробітник в 2020 році обрав електронну трудову — не можна знову почати вести паперову книжку.
    3. Співробітник перший раз пішов працювати в 2021 році — можна завести тільки електронну книжку, вибору у співробітника немає.

    Навіть якщо працівник вибрав електронну трудову, паперову викидати не можна. Він повинен зберігати її і пред’являти при новому працевлаштуванні для підтвердження стажу до 2020 року.

    Вибрали електронну трудову, з 7 березня 2021 року зможуть звернутися в ПФР і попросити перенести записи про трудову діяльність до 2020 року з паперової книжки в електронну. Якщо будуть знайдені невідповідності між даними фонду і даними в паперовій трудової, фонд уточнить відомості у роботодавця (Федеральний закон від 24.02.2021 № 30-ФЗ). Після того як ПФР занесе на особовий рахунок відомості з паперової книжки за періоди до 2020 року, можна буде користуватися тільки формою СТД-ПФР і не переживати за зберігання паперової.

    Коли в 2021 році до вас прийде влаштовуватися працівник з іншої компанії, перевірте його паперову трудову. Якщо в ній немає запису про закриття, то він вирішив зберегти саме паперову версію, і ви повинні продовжувати її вести. Якщо є запис про вибір електронної трудової — ведіть тільки електронно.

    Як оформити перехід на електронну трудову в 2021 році

    Працівник в будь-який момент зможе написати заяву і перейти з паперової трудової на електронну. Тим, хто зробив такий вибір, паперова книжка повинна бути видана на руки з внесенням відповідного запису. Термін видачі трудової в нормативних актах не прописаний, але за аналогією з видачею кадрових документів за заявами — допустимо 3 дні. Запис треба завірити підписом співробітника і відповідального за ведення трудових книжок або роботодавця.

    Зразок запису в трудовій книжці про вибір електронної форми

    У книзі обліку руху трудових книжок в графі 13 зробіть запис: «Видана на руки на підставі письмової заяви (ПІБ) про надання роботодавцем відомостей про трудову діяльність відповідно до статті 66.1 ТК РФ.

    З моменту видачі паперової трудової роботодавець не відповідає за її заповнення та зберігання.

    Як працівнику отримати відомості про своє стажі

    Працівник, який вибрав електронну трудову книжку, зможе отримати відомості про свою стажі наступними способами.

    У ПФР, МФЦ або на «держпослуги» в формі СТД-ПФР

    СТД-ПФР затверджена наказом Мінпраці РФ від 20.01.2020 № 23Н. У формі відображається інформація про всю трудову діяльність, в тому числі, за періоди до 31.12.2019 (найменування роботодавця, період роботи).

    ПФР може видати відомості про трудову діяльність як на папері, так і в електронному вигляді — з посиленою кваліфікованої електронним підписом. МФЦ видаватиме СТД-ПФР тільки на папері, «держпослуги» — тільки в електронному вигляді.

    У роботодавця за останнім місцем роботи у формі СТД-Р

    Форма СТД-Р затверджена наказом Мінпраці РФ від 20.01.2020 № 23Н. Якщо у співробітника немає паперової трудової, роботодавець повинен буде видати йому завірені відомості про трудову діяльність в паперовому або електронному вигляді.

    Зробити це потрібно протягом трьох робочих днів після отримання заяви від співробітника або в день припинення трудового договору. Якщо в день звільнення працівник за відомостями не прийшов, їх потрібно направити йому в паперовому вигляді рекомендованим листом з повідомленням.

    Роботодавець може повідомити дані тільки за той період, коли співробітник працював у нього.

    Форма СЗВ-ТД: як заповнювати

    Щоб ПФР регулярно отримував нові відомості про трудову діяльність працівників, здається звітність за формою СЗВ-ТД. Форма і порядок заповнення затверджені Постановою Правління ПФ РФ від 25.12.2019 № 730П.

    Заповнювати форму потрібно на всіх офіційно працевлаштованих або звільнених працівників (в тому числі сумісників), а також фіксувати там інші кадрові зміни і відображати інформацію про подану заяву про обраному форматі трудової.

    Вимоги до заповнення форми

    Бланки заповнюються чорнилом, кульковою ручкою друкованими літерами або за допомогою засобів обчислювальної техніки без помарок і виправлень. При цьому можна використовувати будь-які кольори, крім червоного і зеленого.

    Документ за формою СЗВ-ТД завіряється підписом керівника або довіреної особи і печаткою організації (при наявності). Роботодавець, який не є юридичною особою, запевняє документи особистим підписом.

    Відомості про працівників, про страхувальника, а також відомості про трудову діяльність працівників заповнювати обов’язково. Якщо протягом місяця по працівнику не було ніяких кадрових подій, «Нульова» форма не представляється.

    У графі 1 таблиці форми СЗВ-ТД нумерація наскрізна. Номери заходів повинні вказуватися в порядку зростання і не повторюватися.

    Значення в графах «Дата (число, місяць, рік) прийому, переведення, призупинення, звільнення» і «Дата» в підрозділі «Підстава» вказуються в форматі ДД.ММ.РРРР. При щомісячному поданні форми СЗВ-ТД вони повинні знаходитися в межах звітного періоду.

    реквізити роботодавця

    «Реєстраційний номер в ПФР». Вкажіть номер, присвоєний страхувальнику при реєстрації. Він повинен складатися з 12 цифр за наступним форматом: XXXXXX-XXXXXX.

    «Найменування організації / індивідуального підприємця». Вкажіть ту ж назву компанії, що і в установчих документах, назва ОП або філії іноземної компанії, яка працює в Росії. Якщо такі відомості представляють ІП, адвокат або нотаріус, то вони повинні повністю вказати прізвище, ім’я та по батькові — як в паспорті.

    «ІПН». Вказується ІПН роботодавця — організації (10 символів) або фізособи (12 символів).

    «КПП». Має складатися з 9 цифр або бути відсутнім.

    Відомості про працівника

    Прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) працівника потрібно заповнити російськими буквами в називному відмінку. Крім того, обов’язково введіть дату народження і номер СНІЛС. Відомості про співробітників повинні збігатися з тими, що вказані в страховому свідоцтві або в формі АДИ-РЕГ.

    Відомості про подану заяву

    Тут потрібно вказати, який спосіб ведення трудової книжки вибрав працівник — паперовий або електронний, а також дату подачі заяви.

    Зверніть увагу: заяву, в якому співробітник вибирає кращу форму трудової книжки, — це вже підстава для подачі СЗВ-ТД.

    Якщо потрібно скорегувати дату заяви, поданої зареєстрованим, потрібно уявити форму СЗВ-ТД і у відповідному рядку вказати нову дату подачі заяви.

    Якщо потрібно скасувати раніше поданих відомостей про заяви, впишіть раніше зазначену дату подачі заяви і в поле «Ознака скасування» проставте знак «X».

    Звітний період

    Поле «Звітний період» заповнюється при щомісячному поданні форми, але тільки до 1 липня 2021 року, коли почне діяти нова форма.

    Номер місяця зазначається в форматі ММ. Також в цьому розділі потрібно вказати рік в форматі РРРР, до якого належить звітний місяць. Він повинен бути більше або дорівнює «2020».

    Відомості про трудову діяльність працівника

    У графі «Дата (число, місяць, рік) прийому, переведення, призупинення, звільнення» потрібно вказати дату кадрового заходи в форматі ДД.ММ.РРРР. В окремій графі також слід вказати вид кадрового заходи:

    код Як кадрове захід позначається в формі Що стоїть за цим позначенням
    1 ПРИЙОМ Прийом на роботу (службу)
    2 ПЕРЕКЛАД Переклад на іншу роботу
    3 ПЕРЕЙМЕНУВАННЯ Зміна найменування страхувальника
    4 ВСТАНОВЛЕННЯ (ПРИСВОЄННЯ) Встановлення (привласнення) працівникові другої і наступних професії, спеціальності або іншої кваліфікації заповнюється із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей або рівнів кваліфікації (клас, категорія, класний чин і т.п.)
    5 ЗВІЛЬНЕННЯ Звільнення з роботи
    6 ЗАБОРОНУ ЗАЙМАТИ ПОСАДУ (ВИД ПОСАДИ) Позбавлення права за вироком суду обіймати певні посади або займатися певною діяльністю

    Підрозділ «Найменування»

    Графа «Трудова функція (посада, професія, спеціальність, кваліфікація, конкретний вид доручається роботи), структурний підрозділ». Заповнюйте за штатним розкладом. Для деяких посад передбачені пільги або обмеження, тому їх треба називати так, як вимагають кваліфікаційні довідники. Структурний підрозділ вказується в разі, якщо інформація про нього відображена в трудовому договорі.

    У цій же графі вказується інформація про сумісництво, якщо працівник є сумісником. Також в цій графі можна розмістити інші відомості (коментар) про захід.

    Графа «Код виконуваної функції». З 1 січня 2021 року вказується код з семи цифро-буквених знаків у форматі «ХХ.ХХХ-Х-Х », де:

    • перші п’ять цифрових знаків, розділені крапкою, — це код найменування виду професійної діяльності (розділ I ПРОФСТАНДАРТ), що містить узагальнену трудову функцію, до якої відноситься виконувана працівником робота за посадою (професією), спеціальності (розділ III ПРОФСТАНДАРТ);
    • останні два цифро-буквених знака (розділ II професійного стандарту) — буквений знак коду узагальненої трудової функції і цифровий знак, рівень кваліфікації, до якого відноситься дана узагальнена трудова функція.

    Заповнюється графа при наявності затвердженого професійного стандарту і прийнятті роботодавцем рішення про його застосування.

    З 1 липня 2021 року графа «Код виконуваної функції» стане обов’язковою для заповнення та порядок її заповнення зміниться. Треба буде вказувати кодове позначення з Загальноросійського класифікатора занять. Детальніше — в огляді змін.

    Графа «Причина звільнення». Вкажіть причину припинення трудового договору по ТК РФ або іншому федеральному закону. А також найменування документа, відповідно до якого проведено розірвання трудового договору та пункт, частина статті, статтю нормативного документа. Пишіть без скорочень, як в трудовій книжці.

    Підрозділ «Підстава»

    Графа «Найменування документа». Вкажіть вид документа (наказ, розпорядження, інше рішення роботодавця), а в графах «Дата» і «Номер документа» — дату і номер наказу або розпорядження, за яким співробітник прийнятий на роботу (переведений, звільнений і т.д.).

    Графа «Дата». Дата вказується у форматі ДД.ММ.РРРР.

    Графа «Номер документа». Вкажіть номер документа — без знака «№».

    Якщо потрібно скасувати запис про трудову діяльність по зареєстрованій особі, страхувальник подає форму СЗВ-ТД, заповнену в повній відповідності з початковими відомостями, які потрібно скасувати, при цьому в графі «Ознака скасування запису відомостей про прийом, переведення, звільнення» проставляється знак «X ».

    Як здавати СЗВ-ТД в 2021 році

    На папері звіт СЗВ-ТД можуть здавати тільки ті компанії, у яких 25 і менше застрахованих співробітників. Всі інші повинні представляти ці відомості в електронному вигляді з посиленою кваліфікованої електронним підписом.

    важлива новина

    Уряд вніс до Держдуми проект з поправками до закону про персоніфікованому обліку (Проект Федерального закону № 1115653-7).

    Відомості за формою СЗВ-ТД треба буде представляти тільки в електронному вигляді, вже якщо у страхувальника працює більше 10 чоловік. Планують також закріпити, що форму має право подати не тільки особисто страхувальник, а й його представник по електронній довіреності, підписаної УКЕП. Форму довіреності пізніше затвердить ПФР.

    Подавати відомості потрібно не на всіх співробітників, а тільки на тих, хто звільнився, працевлаштувався, перевівся на іншу постійну роботу або подав заяву про вибір паперовій або електронній трудової (повний список кадрових подій см. в таблиці вище). Нульові звіти здавати не потрібно.

    Терміни здачі залежать від причини подання звіту:

    • Прийом на роботу і звільнення — форма подається не пізніше робочого дня, наступного за днем ​​видання відповідного наказу (розпорядження), інших рішень або документів, що підтверджують оформлення (припинення) трудових відносин;
    • Переклад на іншу постійну роботу, подача заяви про вибір способу ведення трудової книжки (якщо в 2020 році не подав з поважної причини) або про подання відомостей про трудову діяльність — не пізніше 15 числа місяця, наступного за місяцем, в якому мали місце кадрові заходи.

    Відповідальність за неподання СЗВ-ТД

    Якщо страхувальник не надасть відомості за формою СЗВ-ТД, представить їх невчасно або з помилками, то ПФР повідомить про це в трудові інспекції. За неодноразові порушення при здачі звітності посадовим особам загрожує адміністративна відповідальність: попередження або накладення адміністративного штрафу в розмірі від трьохсот до п’ятисот рублів (ст. 15.33.2 КпАП). А ще це може привести до позапланової перевірки інспекцією.

    Читайте також:

    • ПФР оновив форму СЗВ-ТД з 1 липня 2021 року
    • Як рахувати внески і заповнювати РСВ для МСП у 2021 році
    • Як заповнити форму СЗВ-ТД: відповіді на складні питання
    • Щоб відправляти СЗВ-ТД, зареєструйтесь в новому приймальному комплексі ПФР
    Не пропустіть нові публікації

    Підпишіться на розсилку, і ми допоможемо вам розібратися у вимогах законодавства, підкажемо, що робити в спірних ситуаціях, і навчимо більше заробляти.

    Трудова книжка: головні правила оформлення

    Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. так говорить ст. 48 КЗпП.

    Дійсно, по записах у трудовій книжці обчислюють стаж, в тому числі спеціальний, за період до впровадження системи персоніфікованого обліку.

    Трудова книжка підтверджує досвід, кваліфікацію і право працівників на пільги при призначенні спеціальних пенсій, виплат за вислугу років і т. д.

    Давайте детально розглянемо загальні вимоги до ведення цього важливого документа. Нагадаємо, що вони встановлені Інструкцією № 58.

    Форма трудової книжки

    Діючі на сьогоднішній день форми трудової книжки і вкладиша до неї затверджені постановою № 301.

    Однак багато працівників (старшого покоління) мають трудові книжки раніше встановленого (до набрання чинності зазначеною постанови) Зразка (1938 або 1974 роки). знайте:

    трудові книжки старого зразка дійсні і обміну не підлягають

    Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки і вона доповнюється вкладишем, то незалежно від форми книжки вкладиш використовують нового формату. На це вказує п. 3.3 Інструкції № 58.

    Як заповнювати трудову книжку

    Трудову книжку потрібно заповнювати акуратно! Це важливо, інакше доведеться виправляти помилки. Причому закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи ні в якому разі не можна (докладніше про це на с. 21).

    Мова. Трудові книжки заповнюють одночасно українською та російською мовами. Для цього в формі трудової книжки передбачені відповідні розділи ( п. 2.1 Інструкції № 58).

    Тобто всі записи в документі дублюються двома мовами. Так, якщо ви вписали на першій сторінці дані про працівника українською мовою, то на аналогічній сторінці під номером 33 повинні бути записані такі ж дані російською. Те ж стосується і інших сторінок і записів.

    Хоча, на наш погляд, якщо ви зробите запис українською мовою і в російськомовній частині трудової книжки або взагалі проігноруєте російськомовну частину, це НЕ буде порушенням.

    Тим більше, Мінсоцполітики в листі від 21.11.2012 р. № 183/06 / 186-12, пославшись на ст. 13 Закону № 5029, підкреслило, що заповнення трудової книжки на іншій мові, крім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка.

    колір чорнила. Записи в трудову книжку вносять виключно ручкою: Кульковою або з пером. Тобто ніяких тобі друкарських машинок, принтерів і інших сучасних засобів виведення інформації на папір.

    Колір чорнила вибирайте будь-який з трьох: синій, чорний або фіолетовий ( п. 2.4 Інструкції № 58).

    На кого ведуть трудові книжки

    Роботодавці (підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також фізичні особи-підприємці) ведуть трудові книжки на всіх працівників, які трудяться у них понад 5 днів ( ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції № 58).

    Також трудові книжки ведуть на:

    — студентів вищих і професійно-технічних навчальних закладів, які проходять у роботодавця стажування і більше ніде не працюють;

    — студентів вищих навчальних закладів, що працюють у роботодавця у позанавчальний час, для яких це місце роботи є основним *;

    * Детальніше про відносини з практикантами, стажистами і студентами читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 45, с. 26; № 47, с. 19, № 57, с. 22 відповідно.

    — позаштатних працівників (т. е. працівників, які займають на підприємстві посади (робоче місце), яких немає в штаті (штатному розписі)), за умови, що вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.

    Ми не відкриємо Америку, якщо скажемо, що

    запис про виконання роботи або надання послуг за цивільно-правовим договором до трудової книжки не вносять

    Адже характер відносин з фізособою за таким договором — не трудовий.

    У вас працює працівник за сумісництвом (зовнішній сумісник)? Запис в його трудову книжку ви не вносите, тому що цей документ зберігається на основному місці роботи сумісника ( п. 1.1 Інструкції № 58). Правда, на вимогу працівника ви повинні видати йому довідку про таку роботу. І ось вже на підставі цієї довідки запис про роботу за сумісництвом за бажанням працівника внесе в його трудову книжку окремим рядком основний роботодавець ( п. 2.14 Інструкції № 58).

    А як бути з внутрішнім сумісником — чи вносити в його трудову книжку запис про роботу за сумісництвом? Так, на підставі внутрішніх документів, але знову-таки, якщо працівник хоче мати такий запис у трудовій.

    Отже, резюме: записи до трудової книжки працівника вносить роботодавець за основним місцем роботи цього працівника.

    Хто заповнює трудову книжку

    Зазвичай на підприємствах заводить, заповнює трудові книжки і веде їх облік фахівець відділу кадрів. Але іноді цю функцію може виконувати сам керівник підприємства або інша уповноважена ним особа.

    Вперше трудову книжку працівнику заводить і заповнює роботодавець, робота у якого для працівника є першим основним місцем роботи.

    Це, до речі, може зробити і роботодавець — фізична особа-підприємець (см. лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. № 492/06 / 186-15). Він заповнює трудову книжку працівника, в тому числі і титульну сторінку, за правилами, передбаченими пп. 2.4, 2.11 і 2.12 Інструкції № 58. Детальніше див. на з. 35.

    А якщо громадянин уже працював раніше? Він повинен пред’явити новому роботодавцю вже заведену раніше трудову книжку.

    Правда, влаштовуючись на нову роботу, працівник може приховати факт наявності у нього цього документа. Хіба мало, раптом його не влаштовує назва колишній посаді. А перевіряти — правду каже працівник про своє минуле чи ні — новий роботодавець не зобов’язаний. Так що в цьому випадку йому залишається завести цьому працівникові нову трудову книжку.

    Які відомості вносять до трудової книжки

    Дізнатися, які відомості роботодавець вписує в трудову книжку працівника, вам допоможе схема (див. малюнок на с. 5).

    важливо! Назва роботи, професії або посади, на яку приймають працівника, записують в точній відповідності з найменуванням, наведеним в Класифікаторі професій ДК 003: 2010.

    Які відомості не вносять до трудової книжки

    У трудову книжку не вносять відомості про:

    — накладених на працівника стягнення (догани) ( п. 2.2 Інструкції № 58);

    — премії, передбачених системою заробітної плати, або виплати, що носять регулярний характер ( п. 2.24 Інструкції № 58);

    — характер трудового договору, за яким приймається працівник, — терміновий або безстроковий. Про те, що договір носить терміновий характер, має бути зазначено в наказі про прийом на роботу (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13 / 133-07);

    — перебування працівника в соціальній відпустці (в зв’язку з вагітністю та пологами; для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);

    — перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати, що надається за медичними показаннями для догляду за дитиною до досягнення нею 6 (16 (18)) — річного віку;

    — переміщення усередині підприємства на інше місце роботи, в інший структурний підрозділ у тій же місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором;

    — тимчасове переведення працівника на іншу роботу, суміщення ним професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

    Процедура і строки заповнення трудових книжок

    Насамперед роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, заохочення та нагородження, звільнення. І вже на підставі цього наказу робиться запис в трудову книжку. Відбувається це в такі терміни:

    — після видання наказу (розпорядження) про прийом на роботу або переведенні на іншу роботу, а також про заохочення і нагородження — не пізніше тижневого терміну;

    — після видання наказу (розпорядження) про звільнення — в день звільнення.

    Увага! Запис у трудовій книжці повинна точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження). З кожної подібної записом працівника знайомлять під підпис в Особистою картці працівника типової форми № П-2 * ( п. 2.5 Інструкції № 58).

    * Ця форма затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656.

    Підставами для записів до трудової книжки служать також довідки інших підприємств і організацій про роботу, навчання, служби в ЗСУ і т. п. При наявності цих довідок додатково видавати наказ (розпорядження) не потрібно — для внесення запису достатньо даних цих документів.

    Наприклад, працівник влаштовується до вас на роботу після закінчення служби в ЗСУ. Як доказ проходження служби він пред’явив військовий квиток. В цьому випадку ви, перш ніж внести до трудової книжки запис про прийом цього працівника на роботу, повинні заповнити в ній окремий рядок про період його служби в ЗСУ ( п. 2.19 Інструкції № 58).

    Хто зобов’язаний купувати бланки трудових книжок

    з розділів 6 і 7 Інструкції № 58 випливає, що роботодавець самостійно придбаває бланки трудових книжок і заповнює їх на працівників, для яких це місце роботи є першим.

    Вартість бланка трудової книжки роботодавець стягує з працівника (п. 6.1 Інструкції № 58)

    Працівник вносить кошти за бланк трудової книжки в касу роботодавця ( п. 7.2 Інструкції № 58).

    У той же час ви цілком можете утримати вартість бланка з зарплати працівника. Так, по-перше, зручніше, а, по-друге, немає загрози покарання за продаж трудової книжки без застосування РРО.

    Відзначимо, що як правило, на практиці працівник самостійно купує бланк книжки і передає його роботодавцю для належного оформлення.

    Де повинна зберігатися трудова книжка

    Оскільки трудову книжку веде роботодавець за основним місцем роботи працівника, вона у цього роботодавця і зберігається ( п. 3 постанови № 301).

    Виняток — фізособи-підприємці та фізособи, які використовують найману працю. Вони трудові книжки найманих працівників у себе не бережуть. В цьому випадку трудові книжки зберігаються у самих працівників ( п. 2.21-1 Інструкції № 58).

    Намотайте на вус: можливість видачі працівникам трудових книжок на руки до моменту звільнення не передбачена. Але як бути, якщо така необхідність все ж виникла? Наприклад, трудова книжка потрібна працівникові для надання в органи МВС, до Пенсійного фонду і т. п.

    У цьому випадку роботодавець повинен видати працівникові завірені виписки з трудової книжки, як це передбачено п. 2.7 Інструкції № 58.

    Коли працівник звільняється, йому в день звільнення видають його трудову книжку, про що він розписується в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ( п. 4.1 Інструкції № 58).

    Трудова книжка вперше: які документи потрібні

    Щоб роботодавець міг завести трудову книжку громадянину, який влаштовується на роботу вперше, йому від такого громадянина будуть потрібні ( ст. 24 КЗпП, п. 1.4 Інструкції № 58):

    — паспорт або інший документ, що засвідчує особу;

    — диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, якщо він необхідний для допуску до виконання певної роботи.

    Військовослужбовці, звільнені з військової служби, повинні пред’явити військовий квиток, а громадяни, звільнені з місць відбування кримінального покарання, — довідку про звільнення ( п. 1.4 Інструкції № 58).

    Новачкам роботодавець оформляє трудову книжку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу ( ч. 3 ст. 48 КЗпП). Якщо останній день 5-денного строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то днем ​​закінчення терміну буде найближчий робочий день ( ст. 241 1 КЗпП).

    Ну ось, з загальними правилами заповнення трудових книжок розібралися. Пора переходити до деталей. Читаємо наступну статтю!

    Ссылка на основную публикацию