Документ підписаний електронним підписом штамп як зробити

Як самостійно підписати документ електронним підписом?

Це питання виникає, коли власнику сертифіката електронного підпису потрібно підписати документ поза інформаційних систем, в яких вже вбудовані механізми створення і перевірки електронного підпису. Розглянемо варіанти, як підписати документ кваліфікованої електронним підписом.

Що потрібно для підписання електронного документа?

Як підписати документ електронним підписом?

  • Остаточна редакція документа, який необхідно підписати. Після створення підпису в нього не можна буде внести зміни.
  • Чинний кваліфікований сертифікат електронного підпису. В рамках російського законодавства кваліфікована електронний підпис — єдиний вид підпису, який надає документу юридичну силу без додаткових угод між сторонами електронного документообігу.
  • Засоби електронного підпису. Технологія електронного підпису на увазі використання комплексу програмних засобів, які власник підпису встановлює на свій комп’ютер. У Затверджуючому центрі СКБ Контур настройка комп’ютера для роботи з електронним підписом проходить автоматично. Ознайомтеся з інформацією про технічні вимоги до робочого місця для роботи з електронним підписом
  • Програма для створення електронного підпису — вони будуть розглянуті далі. Це можуть бути плагіни, окремі програми або веб-сервіси.

Варіант 1. Встановити плагін для Office

Для документів формату Word і Excel

Частіше за все потрібно підписати документ в форматі Word:

  • трудової або господарський договір,
  • позов в арбітраж,
  • заяву в вуз і т.д.

Штатна функція пакету Microsoft Office «Підписати документ» не дозволяє створити підпис, яка надає електронному документу юридичної сили. Щоб створити такий підпис в Word або Excel, необхідно встановити на свій комп’ютер спеціальний програмний модуль, який додасть таку можливість, — наприклад, КріптоПро Office Signature.

Це платна програма, використовувати всі можливості безкоштовно можна тільки в тестовий період. Після завантаження та установки плагіна на комп’ютері можна підписувати документи за таким алгоритмом:

У головному меню документа виберіть пункт «Сервіс» і перейдіть в «Параметри». У вікні виберіть вкладку «Безпека» і натисніть кнопку «Цифрові підписи».

У цьому вікні виберіть потрібний сертифікат електронного підпису з тих, що встановлені на комп’ютері.

З його допомогою створіть для документа електронний підпис: натисніть «Підписати» і введіть пароль ключового контейнера.

Що врахувати при використанні плагіна:

  • Алгоритм підписання відрізняється в різних версіях Word.
  • Якщо створити підпис в одній версії програми, а перевіряти її в інший, результат перевірки може бути некоректним.
  • Документ, підписаний за допомогою КріптоПро Office Signature, можна відкрити і перевірити навіть на комп’ютері, де ця програма не встановлена.

Для документів формату PDF

Для створення і перевірки електронного підпису в програмах Adobe Acrobat, Adobe Reader і Adobe LiveCycle ES є окремий модуль КріптоПро PDF.

КріптоПро PDF додається безкоштовно при спільному використанні з програмою Adobe Reader. В інших програмах також є тестовий період, після закінчення якого потрібно придбати ліцензію.

Перш ніж вставити електронний підпис у документі PDF, необхідно встановити і налаштувати Acrobat Reader DC або Adobe Acrobat Pro для роботи з програмою КріптоПро PDF.

Після настройки щоб поставити підпис, виберете в меню документа пункт «Робота з сертифікатами», потім натисніть «Підписання». Програма запропонує вибрати потрібний підпис, серед встановлених і місце в документі, де буде розташовуватися підпис. Після цього можна завершити підписання документа.

Варіант 2. Встановити окрему програму для створення підпису

Щоб підписувати документи будь-якого формату (* rar, *.jpeg і *.png, *.ppt, відео, бази даних і т.д.), Можна встановити на комп’ютер спеціальну програму — наприклад, КріптоАРМ.

У програми є кілька версій, які відрізняються функціональністю. Базовою версією КріптоАРМ Старт з мінімумом можливостей можна користуватися безкоштовно. У всіх платних версій є тестовий період, протягом якого будуть доступні всі можливості. Коли цей час мине, буде потрібно придбати ліцензію, щоб продовжити користуватися цією версією.

Підписати документ можна з головного вікна програми або з контекстного меню файлу. Алгоритм підписання відрізняється в залежності від цих варіантів, але в будь-якому випадку вибирайте пункт «Підписати» і дотримуйтесь інструкцій. Програма запропонує вам вибрати:

  • Кількість файлів, які потрібно підписати: можна підписати кілька файлів або папку з документами.
  • Формат підпису: приєднана або від’єднана. У першому випадку підпис буде вбудована в файл, а в другому буде створена в окремому файлі з розширенням *.sig.
  • Сертифікат, яким потрібно підписати документ.

Що врахувати при використанні програми:

  • У безкоштовної версії можна поставити тільки базову КЕП (без перевірки часу підписання документа і статусу сертифіката). Але перевірити можна і вдосконалену підпис (зі статусом сертифіката і часом підписання документа).

варіант 3. Скористатися веб-сервісами

Можна підписати документ будь-якого формату, не встановлюючи на комп’ютер спеціальних програм, — наприклад, в веб-сервісі Контур.крипто.

Це безкоштовна програма, яка дозволяє створити і перевірити електронний підпис, зашифрувати і розшифрувати електронний файл. Можна підписати не тільки окремий файл, а й пакет файлів або архівів. Можна створити підпис документа двома і більше особами.

Працювати в програмі можна після реєстрації і автоматичної установки на комп’ютер програмного забезпечення для криптографічних операцій. У програми інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Щоб підписати електронний документ, необхідно:

Завантажити в сервіс документ, який необхідно підписати. Підписати можна файл будь-якого формату до 100 Мб.

Вибрати встановлений на комп’ютері сертифікат, яким буде підписаний документ. Підписати документ в Контур.Крипто можна сертифікатом, випущеним будь-яким документом з центром.

Створити файл підпису. Після того як ви натиснете кнопку «Підписати», сервіс створить папку з вихідним документом і підпис з таким же ім’ям і дозволом.sig. Папка збереже файл і підпис для нього на сервері. Ці документи можна завантажити на комп’ютер користувача.

Послати документ одержувачу. Можна відправити файл і підпис для нього прямо з сервісу. Адресат отримає посилання на документ, збережений в Контур.крипто. Також можна завантажити пакет документів на комп’ютер (вихідний документ, файл підпису, сертифікат та інструкцію з перевірки підпису) і відправити через будь-який поштовик.

Що врахувати при використанні Контур.крипто:

  • У сервісі діє обмеження на вагу документа: можна підписати документ до 100 Мб.
  • У сервісі можна створити тільки від’єднання підпис.
  • контур.Крипто працює тільки в операційній системі Microsoft Windows.
  • Перевірити підпис, створену в Контур.Крипто, можна в будь-якій програмі, яка працює з від’єднаними електронними підписами.

Правила відображення штампу про електронний підпис

Використання штампа про електронний підпис визначає ГОСТ Р 7.0.97-2016. Організація самостійно вирішує, застосовувати національний стандарт чи ні. Це право дає стаття 26 Федерального закону «Про стандартизацію в РФ».
Якщо штамп про електронний підпис містить не всю інформацію, рекомендовану ГОСТом, або взагалі відсутня, документ не втрачає юридичної сили. Адміністративної відповідальності за відмову від стандарту немає.

У НВІС можна налаштувати або відключити відображення штампу про ЕП.

Що зазначено на штампі про ЕП

За ГОСТом на штампі відображається:

  • інформація про те, що документ підписаний електронно;
  • номер сертифіката електронного підпису;
  • ПІБ підписанта.

Штамп Компанії «Тензор» додатково містить:

  • назва оператора ЕДО;
  • найменування етапу документообігу, на якому було підписано документ;
  • назва організації, яка підписує документ;
  • дату підписання;
  • коментар, вказаний при завершенні етапу, на якому було підписано документ. На штампі відобразиться тільки 2 рядки, решта тексту буде замінений на «. ».

На штампі не вказано період дії електронного підпису, тому що ця інформація є несуттєвою для учасників документообігу. НВІС автоматично перевірить термін дії сертифіката і не відправить документ, якщо електронний підпис недійсний.

Штамп для багатостороннього документообігу

Якщо в документообігу бере участь більше 5 підписантів, то штамп про ЕП не друкувати на кожній сторінці, а переноситься на останню незалежно від настройки.

Штамп з інформацією про КЕП, ГОСТ і юридична значимість електронного документа

Яке з названих понять в цьому ряду зайве?

Зайве — юридична значимість. Якщо у штампа на візуалізації електронного документа, який містить інформацію про підписи, і ГОСТу є точки дотику, то з юридичною значимістю цього документа вони не мають нічого спільного. Якщо штамп містить не всю інформацію про сертифікат підписанта, яка рекомендована ГОСТом, це не позбавляє документ юридичної сили.

ГОСТ: обов’язок чи добра воля?

Згадаймо, що таке ГОСТ. Це державний стандарт, який містить вимоги до якості продукції, робіт або послуг. Мова про штамп з інформацією про КЕП на візуалізації електронного документа йде в «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Національний стандарт РФ. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів »(затв. Наказом Росстандарта від 08.12.2016 № 2004 ст). У п. 5 йдеться про те, що «правила застосування цього стандарту встановлено у ст. 26 Федерального закону від 29.06.2015 № 162-ФЗ «Про стандартизацію в Російській Федерації» ».

Відповідно до даних нормативними актами ГОСТ не є обов’язковим до виконання, якщо мова не йде про оборонної продукції та захисту відомостей, що становлять державну таємницю або іншу інформацію обмеженого доступу. Так як друковані форми документів, переданих через Діадок, не належать до даних категорій, вони можуть не відповідати вимогам ГОСТу. Це не є порушенням законодавства.

Крім того, нагадаємо, що до візуалізації електронних документів немає законодавчо закріплених вимог. Кожна організація може візуалізувати їх так, як їй зручно. Юридичну силу має лише файл документа в форматі xml.

Порівняємо, яку інформацію в штамп про електронний підпис закладає «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Національний стандарт РФ. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів »(затв. Наказом Росстандарта від 08.12.2016 № 2004 ст) і яка міститься в штампі Діадока.

Обмінюйтеся електронними документами онлайн через Діадок.

Що включає штамп на візуалізації електронного документа?

  • фразу «документ підписаний електронним підписом»;
  • номер сертифіката електронного підпису;
  • прізвище, ім’я, по батькові підписувача;
  • термін дії сертифікату.
  • фразу «Документ переданий через оператора ЕДО АТ« ПФ «СКБ Контур»;
  • ідентифікатор документа в Діадоке;
  • назва організації, яка підписує документ;
  • номер сертифіката, яким підписано документ;
  • прізвище, ім’я, по батькові підписувача;
  • дату підписання.

Як видно, штамп в Діадоке містить навіть більш детальну інформацію про підписання документа в порівнянні з тією, яку передбачає ГОСТ.

Чому не додати термін дії сертифіката?

Критично важливою для сторін є інформація про дійсність КЕП в момент підписання. Скільки сертифікат підписувача буде діяти після цього: один день або три місяці, — не має значення для підписання даного конкретного документа. Чи дійсна КЕП, Діадок перевіряє перед відправкою документа. Він не буде переданий, якщо у сертифіката закінчився термін дії. Ситуація, при якій контрагент отримав документ з нелегітимною підписом, в Діадоке виключена.

Вказівка ​​терміну дії КЕП в штампі також марно, якщо її власник звільнений. У цьому випадку адміністратор ящика організації в Діадоке повинен закрити йому доступ. Якщо це не було зроблено і звільнений людина з будь-якої причини все-таки підпише документ своїм сертифікатом, то даний документ легко можна визнати недійсним.

У вас ще немає КЕП? Замовте сертифікат КЕП — для цього залиште коментар у формі заявки.

Ссылка на основную публикацию